La scrittura sostenibile è soprattutto una questione di metodo. È riduttivo associarla alla produzione di testi per argomenti sull’ambiente, la transizione ecologica o la redazione di rapporti di sostenibilità, poiché è molto efficace anche per la documentazione richiesta dalle norme ISO, SA8000 e altri standard internazionali. Come utilizzarla in questo ambito? Partiamo dal primo requisito che affrontano le norme: il contesto dell’organizzazione.

Primo focus: gli stakeholder e i fattori di contesto

Chi scrive oggi in azienda non può ignorare gli impatti che ha la comunicazione scritta su dipendenti, clienti, fornitori, istituzioni, associazioni, comunità locali e altre Parti Interessate o Stakeholder. Per questo motivo dovrà sempre considerare la prima regola della scrittura efficace: conoscere il destinatario.

Oltre gli stakeholder, l’azienda deve essere consapevole anche dei fattori interni ed esterni che hanno un peso rilevante nella sua organizzazione. Per questo le norme ISO chiedono l’evidenza del processo di analisi del contesto, che identifica gli stakeholder e i fattori che possono condizionare (negativamente e positivamente) le sue strategie, gli obiettivi, le attività di produzione e, in sintesi, il suo sistema di gestione certificato.

A cosa serve fare l’analisi del contesto

In soldoni? Ad evitare una non conformità dall’Ente di certificazione. Ma se limitiamo l’analisi del contesto a un obbligo normativo, perdiamo l’opportunità di rendere concreto il paradigma del Risk based Thinking, ovvero il pensiero basato sul rischio, ormai diffuso nelle organizzazioni più evolute, che impone la valutazione dei rischi e delle opportunità quando si definiscono strategie, si pianificano obiettivi, si gestiscono risorse e l’operatività aziendale.

Focus della scrittura sostenibile: documenti ad alto valore di utilità

È ormai superato, per fortuna, il tempo in cui i sistemi di gestione certificati erano considerati solo “carta”. Dal rivoluzionario “approccio per processi” nel 2000 della Vision alle più recenti regole della High Level Structure del 2012 le aziende oggi sono più libere di scegliere come redigere la documentazione del proprio sistema di gestione. Come consulente ho sempre favorito questa maggiore libertà di scrittura, orientando le aziende a un approccio consapevole della creazione di un documento, a partire dalla progettazione, che dovrà considerare:

  • la sua destinazione d’uso e chi lo gestirà
  • l’impaginazione
  • la scrittura chiara delle frasi
  • la scelta oculata di parole, verbi, aggettivi, avverbi.

Alla creazione del documento dovrà essere sempre associata anche la modalità della sua diffusione: per questo argomento di comunicazione trovi altri articoli nel sito.

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