“Ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto e un aspetto di relazione, di modo che il secondo classifica il primo ed è quindi metacomunicazione.”
Secondo assioma nella Pragmatica della comunicazione umana, di Paul Watzlawick
Sappiamo che il mondo della scrittura gira intorno a quello della comunicazione e viceversa. Anche in azienda esistono due livelli di comunicazione scritta: il primo riguarda “cosa scriviamo” (il contenuto), il secondo riguarda “come lo scriviamo” (la relazione). Soffermiamoci su questi due aspetti.
Quali contenuti scriviamo con la scrittura sostenibile?
Praticamente tutti. Possiamo creare in modo efficace qualsiasi documento mettendo in pratica il metodo scrittura sostenibile, partendo dall’assioma Prima di scrivere, formulare con chiarezza gli obiettivi di comunicazione, ovvero: quale necessità abbiamo in azienda per comunicare con i nostri stakeholder interni? Partendo da questa domanda evitiamo la falsa partenza di buttarci a capofitto nella scrittura di una procedura – per fare esempio – pensando che bisogna revisionarla solo perché sono cambiate delle norme di riferimento o alcune modalità operative. Quando analizziamo a fondo la necessità di revisionare una procedura o scriverne una nuova, è meglio non sottovalutare mai l’aspettativa che abbiamo quando scriviamo: essere compresi, arrivare al nostro lettore, non a tutti in generale ma proprio a lui e lei.
Quindi, la prima necessità che abbiamo è scrivere contenuti che siano compresi e utilizzati dai destinatari che ogni volta individuiamo e vogliamo raggiungere. Soddisfatto questo primo livello di consapevolezza, potremo analizzare meglio cosa scrivere e quali strumenti scegliere per la creazione di documenti ad alto impatto.
Un esempio per mettere in pratica la scrittura sostenibile
Nel mondo dei sistemi di gestione certificati, la scrittura è ancora condizionata dall’obiettivo della conformità alle norme di riferimento. Nelle grandi aziende si aggiunge anche l’obbligo di essere conformi alle prescrizioni delle linee guida interne, che stabiliscono come e quando devono essere redatte le procedure. Il risultato, spesso, è la presenza di documenti “burocratici”, non sempre in linea con l’evoluzione dei processi e del contesto aziendale, sconosciuti o ignorati dalla maggior parte delle persone che dovrebbero mettere in pratica quanto scritto, per esempio, nelle procedure operative. Come migliorare questa situazione?
Immagina di dover redigere una nuova procedura per garantire la sicurezza sul luogo di lavoro o una Politica per la gestione della qualità nel processo produttivo. Utilizzando l’approccio della scrittura sostenibile, puoi progettare i documenti seguendo questi passi:
1. Definire degli obiettivi di comunicazione. Inizia formulando chiaramente gli obiettivi di comunicazione. Chiediti: Quali sono gli scopi principali di questo documento? Chi sono i responsabili e gli stakeholder coinvolti e quali sono le informazioni essenziali per loro?
2. Coinvolgere responsabili e stakeholder. Coinvolgi attivamente le funzioni e le persone chiave per l’azienda, ascolta le loro esperienze, esigenze e preoccupazioni, per assicurarti che i contenuti del documento rispondano alle loro aspettative.
3. Adattare lo stile del linguaggio al destinatario. Usa un linguaggio chiaro e comprensibile, evitando termini tecnici e periodi superflui. Procedure e Politiche dovrebbero essere accessibili a chiunque le legga, anche senza una formazione specialistica.
4. Revisionare i documenti. Non possono esistere in azienda documenti statici, soprattutto nei sistemi di gestione. Ogni revisione serve a garantire il loro allineamento agli sviluppi aziendali e alle esigenze normative in evoluzione.
5. Promuovere la chiarezza e l’accessibilità. Utilizza strumenti e formati che rendano i documenti facilmente accessibile a tutti i dipendenti e collaboratori. Questo potrebbe includere schemi, illustrazioni o altri supporti visivi. Diffondili con una campagna di informazione interna e supporta le persone nel loro utilizzo.
Come vedi, la scrittura sostenibile è una pratica versatile e applicabile a diversi documenti aziendali, compresi quelli che riguardano la gestione di qualità, ambiente, sicurezza, responsabilità sociale; utilizzandola, è possibile creare documenti non solo conformi ma soprattutto utili e sostenibili nel contesto di ogni organizzazione.
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